El ABC de la Administración Financiera

Activos, pasivos y el capital contable: ¿Por qué son tan importantes?

En la administración de edificios en Lima, ya sea como propietario, miembro de la Junta de Propietarios, o administrador profesional, es esencial comprender los conceptos básicos de la administración financiera. Muchos edificios operan sin una estructura contable clara, limitándose a revisar si “sobró dinero” al final del mes. Esta falta de control puede generar morosidad, mal uso del fondo común, o incluso crisis de liquidez.

Contar con información financiera clara, confiable y actualizada, permite tomar decisiones acertadas para el bienestar del edificio y de sus residentes.

La ecuación contable: tu punto de partida

Desde tiempos antiguos, la contabilidad se ha basado en una fórmula simple pero poderosa:

» Activo = Pasivo + Capital Contable

• Activos: bienes y derechos del edificio (fondo común, bienes muebles, ascensores, mobiliario de áreas comunes, etc.)

• Pasivos: obligaciones pendientes, como deudas con proveedores o cuotas por pagar

• Capital contable: fondo de reserva, aportes de copropietarios, utilidades retenidas

En la administración de un edificio, cualquier compra o mejora (como un nuevo sistema de seguridad o mejoras en la fachada) debe financiarse a través de aportes (capital) o deuda (pasivo). Si no se controla el nivel de endeudamiento, se pone en riesgo la sostenibilidad del edificio.

» Clasificación de los activos en edificios

• Activo circulante: recursos líquidos o de rápida conversión en efectivo, como la caja chica o cuentas por cobrar

• Activo fijo: bienes de larga duración y uso común como bombas de agua, tableros eléctricos, ascensores, mobiliario de recepción, etc.

» Clasificación de los pasivos

• Pasivos circulantes: obligaciones a corto plazo como pagos a personal, servicios básicos o proveedores de limpieza

• Pasivos fijos: deudas de mediano o largo plazo como préstamos para modernizar instalaciones

¿Qué es el balance general y cómo aplicarlo a tu edificio?

El balance general muestra la salud financiera del edificio a una fecha determinada. Nos dice:

✅ ¿Qué tiene el edificio (activos)?
✅ ¿Qué debe (pasivos)?
✅ ¿Con qué recursos cuenta la Junta (capital contable)?

Este reporte es esencial para conocer la viabilidad del fondo común, la capacidad de pago frente a obligaciones, y la necesidad de ajustar cuotas o tomar decisiones presupuestales. En Lima, según el Decreto Supremo N.° 008-2000-MTC, la Junta de Propietarios está obligada a aprobar y presentar un informe económico anual con base en este balance.

» ¿Qué contiene un balance general?

1. Caja y bancos: saldos del fondo común

2. Clientes/deudores: propietarios morosos

3. Activos fijos: inventario valorizado de equipos comunes

4. Proveedores/documentos por pagar: deudas vigentes

5. Capital social o fondo de reserva: recursos aportados por los propietarios

6. Utilidades retenidas y del periodo: saldo disponible para inversiones o contingencias

👉 En edificios bien administrados, este balance se presenta de forma trimestral y se publica para consulta de todos los copropietarios.

» Estados financieros: ¿por qué son indispensables?

Los estados financieros, junto con el balance, permiten evaluar:

• Rentabilidad del fondo común

• Sostenibilidad del presupuesto anual

• Oportunidades de inversión (por ejemplo, colocar paneles solares o renovar el sistema de cámaras)

• Capacidad de respuesta ante emergencias o mantenimientos correctivos.

» Obligación legal de llevar contabilidad en edificios

Según el Código de Comercio y la Ley de Propiedad Horizontal (Ley N.º 27157), toda copropiedad debe:

• Llevar registros contables organizados

• Identificar claramente los ingresos y egresos del fondo común

• Conservar evidencia de pagos, contratos y cuotas

Esto permite construir un historial financiero limpio y confiable, indispensable en caso de auditorías, conflictos o renovación de administrador.

» Libros contables y catálogo de cuentas para edificios

Un edificio bien gestionado debe tener al día:

Ø Libro Diario (movimientos financieros diarios)

Ø Libro Mayor (saldos por cuenta: mantenimiento, vigilancia, limpieza, etc.)

Ø Catálogo de cuentas adaptado al rubro inmobiliario

Este catálogo ayuda a responder preguntas como:

• ¿Cuánto se recauda por mes en cuotas de mantenimiento?

• ¿Cuánto se gasta en limpieza, seguridad o energía eléctrica?

• ¿Cuántos propietarios están en mora y desde cuándo?

El estado de resultados: más allá del saldo final

Mientras que el balance muestra una foto estática, el estado de resultados nos da una película del desempeño económico en un periodo.

Sirve para:

✅ Medir la eficiencia en la administración
✅ Detectar fugas de recursos
✅ Justificar aumentos de cuota o ajustes presupuestales
✅ Sustentar decisiones ante la Asamblea General

📘 Este informe también es obligatorio por ley y debe presentarse junto al balance general en las Asambleas Ordinarias.

» Conclusión: llevar el control es evitar problemas

Dirigir un edificio sin estados financieros es como conducir sin tablero. Tener información clara y ordenada es clave para:

• Evitar conflictos entre vecinos

• Reducir morosidad

• Sostener el fondo común

• Justificar decisiones con transparencia y respaldo legal

💡 ¡No administres a ciegas! La contabilidad es tu mejor herramienta para una gestión eficiente, legal y profesional.

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