La importancia de tener un archivo físico y digital del edificio

Introducción

En la administración de edificios bajo régimen de propiedad horizontal, un archivo bien organizado—tanto físico como digital—es una herramienta clave para la transparencia, la eficacia administrativa, la seguridad legal y la buena convivencia. El archivo incluye actas de asambleas, reglamento interno, cotizaciones, informes de mantenimiento (bombas de agua, pozos a tierra), registros de morosidad y otros documentos esenciales.

Este artículo explica educativa, legal y técnicamente por qué tu comunidad debe tener—y mantener—estos archivos, cómo organizarlos y qué normativas peruanas los respaldan. Al final, descubrirás cómo Casa Grande, con su experiencia en Lima, puede ayudarte a implementar un sistema profesional y fiable.

¿Por qué un archivo es vital para la Junta de Propietarios?

Legalidad y respaldo jurídico

El archivo de documentos, tanto papel como digital, respalda legalmente las decisiones de la Junta y de la asamblea. La Ley N.º 27157 exige conservar actas, reglamentos y poderes; mientras que el Reglamento de Edificaciones impone guardar registros técnicos. Sin estos documentos, acuerdos sobre cuotas, sanciones por morosidad o mantenimientos pueden ser impugnados.

Transparencia y control de morosidad

Registrar pagos, sanciones y comunicaciones con vecinos morosos fortalece la gestión financiera y preventiva de conflictos. Un archivo sistematizado permite seguimiento claro de cuotas y facilita decisiones sobre cobros y acciones legales.

¿Qué documentos debe contener el archivo del edificio?

Documentos legales y administrativos

• Actas de asambleas y asambleas extraordinarias

• Registro de la Junta de Propietarios

• Reglamento Interno y Manual de Convivencia, con actualizaciones

• Poderes, contratos, licencias y resoluciones sancionadoras

Documentos técnicos y de mantenimiento

• Informes y cotizaciones de mantenimiento: bombas de agua, pozos a tierra, ascensores

• Certificados de inspección y planos actualizados

• Registros de proveedores y garantías

Documentos financieros

• Historial de cuotas y pagos de copropietarios

• Control de morosidad y comunicaciones

• Estados financieros anuales y presupuestos

Qué dice la ley al respecto

Ley de Propiedad Horizontal

La Ley 27157 y su reglamento obligan a conservar actas y documentos. Su ausencia puede invalidar decisiones e impedir registrar actos en SUNARP.

Normativa municipal y técnico sanitary

Las municipalidades y Defensa Civil exigen registro de mantenimiento técnico; esto incluye inspecciones de pozos a tierra y bombas de agua.

Ventajas de combinar archivo físico y digital

Seguridad frente a pérdidas

• Archivo físico: actas y documentos originales

• Archivo digital: respaldo en la nube, accesible y protegido

Mejora en la eficiencia administrativa

Facilita acceso remoto para la Junta, vocer@s, propietarios, técnicos y auditores; mejora toma de decisiones.

Herramienta para auditorías y revisiones

Ante fiscalización, estos registros demuestran el correcto uso de cuotas y gestión técnica profesional.

Buenas prácticas para organizar tu archivo

Organización física

• Carpeta por años y secciones: legales, técnicos, financieros

• Identificación clara con etiquetas

• Acceso controlado a personas autorizada

Organización digital

• Sistema de carpetas análogo al físico

• Nombres estándar de archivos (ej. “Acta_Asamblea_2025-05-10.pdf”)

• Copia regular en servicios seguros como Google Drive o Dropbox

Responsabilidades

• El Secretario gestiona el archivo legal

• El Tesorero gestiona el financiero

• El Administrador o empresa externa como Casa Grande supervisa el mantenimiento técnico

Conclusión

Un archivo integrado—físico y digital—es la mejor herramienta para:

• Validar decisiones legales

• Mantener disciplina financiera

• Cumplir normas técnicas

• Fortalecer la confianza comunitaria

Con él, la gestión de cuotas, morosidad, mantenimiento y convivencia se maneja con orden, profesionalismo y respaldo legal.

¿Quieres organizar un archivo profesional en tu edificio, con respaldo legal y técnico?

En Casa Grande, te ayudamos a:

• Crear sistemas físicos y digitales seguros

• Capacitar a la Junta en manejo de archivos

• Mantener registros de actas, cuotas, morosidad y reportes técnicos

• Garantizar cumplimiento legal y transparencia

📞 Contáctanos hoy mismo y fortalece tu edificio con una administración ordenada, eficiente y confiable.

Casa Grande – Administración de Edificios y Condominios en Lima.
Qué la confianza se guarde con respaldo y orden.